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Este documento descreve as vantagens e os imperativos morais, para a adopção, por parte dos organismos públicos, da utilização preferencial de formatos electrónicos de documento que sejam livres.

Acessibilidade aos documentos

Certo tipo de documentos, pelas suas características, são classificados de públicos. Essa classificação indica justamente que qualquer pessoa pode, e muitas vezes deve, ter acesso a ele. Mas, ao contrário do suporte "papel", os documentos electrónicos exigem um programa que os interprete e disponibilize a informação de uma forma humanamente inteligível. Daí deriva que para os documentos serem acessíveis a todos, é necessário que exista pelo menos um programa que interprete esse documento e seja livremente usável. Se assim não for, o documento será apenas acessível àqueles que puderem pagar à empresa que detém as especificações do formato em causa. Se as especificações forem livres (o formato é livre) então existirão ferramentas capazes de interpretar esse formato livremente usáveis e para várias plataformas e só assim o documento será verdadeiramente público.

A crescente utilização das tecnologias da informação vem tornar mais fácil a transmissão e partilha de informação. Hoje em dia, é fácil e habitual transmitir informação para o mundo inteiro em questão de segundos, mesmo das nossas casas e com equipamentos acessíveis. Todos concordarão que essa eficiência seria impossível se hoje em dia ainda se usasse, para suporte da informação, o papel. Isto torna óbvia a irreversibilidade da transição de suportes físicos de informação para os suportes electrónicos, no que toca à transmissão da informação. O que não implica, contudo, o fim dos suportes físicos, nomeadamente para outros fins que não a transmissão, como é a leitura.

A própria natureza da informação leva a que existam diferentes abordagens a fazer à informação contida num documento. Cada programa que tenha uma abordagem diferente a fazer à informação de um documento, e consoante as suas necessidades existirá um formato ideal para os propósitos que serve. Por exemplo para a publicação de um documento na web, não se usará o mesmo formato que se usa para a criação de um livro. Esta diversidade de formatos é saudável, uma vez que permite uma maior eficiência no tratamento da informação.

O problema surge quando alguns dos vários formatos impõem restrições à sua utilização, obrigando a que, mesmo quando são apropriados para determinado fim, não possam ser utilizados senão em determinadas condições. O tremendo sucesso da World Wide Web deve-se em grande parte - senão mesmo na sua totalidade - à especificação aberta e livre do formato HTML. Se o HTML tivesse sido desenvolvido de uma forma fechada em que apenas alguns programas podiam criar páginas e apenas alguns as podiam ler, é certo que não teria tido a expansão que teve, impedindo a gigantesca partilha de informação que daí resultou. Em vez disso, teria servido os interesses de apenas uma empresa, em vez de beneficiar a comunidade inteira. Mesmo em termos económicos, o saldo seria francamente menor.

Mesmo no caso de já existir uma adopção generalizada de um formato proprietário, o facto de as suas especificações serem fechadas torna muito difícil (às vezes ilegal) a criação de ferramentas livres que trabalhem esse formato, tirando assim partido da informação nesses documentos. É claramente uma situação que abafa a inovação em prejuízo de todos.

O maior prejuízo acontece quando a informação contida nesses documentos deve ser acessível a todos. Documentos que sejam públicos não podem impôr restrições à sua utilização, ou, pelo menos, à sua visualização. Não faz sentido que a legislação, o Diário da República ou um simples concurso público não possam ser lidos por todos aqueles que não dispõem das especificações técnicas do formato ou do poder legal para usar o formato. Assim, faz todo o sentido que todos os documentos públicos sejam disponibilizados num formato livre e de especificações técnicas abertas que não imponha restrições à sua utilização nem à criação de ferramentas que o trabalhem.

Uma das principais vantagens do uso de suporte electrónico para os documentos consiste na possibilidade de permitir o seu acesso a cidadãos com dificuldades de acesso aos documentos tradicionais em papel. Um caso típico é a população invisual, a qual pode ter acesso fácil aos documentos electrónicos por meio de programas de leitura de ficheiros de texto; para que esses funcionem, deverão ser fornecidos os documentos em formatos de texto e não em formato gráficos. Um outro caso é a população com difícil acesso a bibliotecas públicas; para eles a Internet pode ser uma forma de garantir o seu acesso à informação pública. Na prática essa população com dificuldades de acesso físico às bibliotecas públicas encontra-se isolada geograficamente, o qual implica também piores condições de acesso à Internet. Os formatos usados deverão ter em conta essas limitações, de forma a não ser precisa uma rede de última geração nem versões muito de recentes de software para consulta da documentação.

Longevidade dos documentos

Certos documentos com valor histórico que venham a ser criados ou transpostos para formatos digitais têm a sua longevidade comprometida se não se usar formatos abertos. Corre-se o risco de, a longo prazo, se criar um hiato histórico em que os registos electrónicos se tornam difíceis, impossíveis, ou mais absurdo ainda, ilegais de manter, trabalhar ou copiar, quando o formato usado deixar de existir.

A rápida evolução dos sistemas de computação implica um tempo de vida muito curto dos sistemas e formatos. No caso de sistemas computacionais extintos, os programas livres podem ser sempre recuperados nos novos sistemas, devido à possibilidade que qualquer programador tem de alterar e adaptar os programas. Um exemplo típico é o programa de criação de documentos TeX, que foi criado muitos anos antes que os actuais computadores pessoais existissem e desde então tem sido transferido para os novos sistemas operativos.

O mesmo não acontece com os programas não-livres, cujo código fonte não está disponível ao público e mesmo em alguns casos em que o código é "aberto", existem problemas legais que impedem a sua modificação por terceiros; quando um autor de software não-livre desaparecer, os seus programas também desaparecerão. Em alguns casos mais extremos em que uma tem sido atribuída uma patente de software ao autor do programa; pode ser ilegal até intentar reproduzir o comportamento do programa de leitura dos documentos antigos ou a sua transferência para outros formatos.

É importante também manter um registo histórico das diferentes versões de um documento ao longo dos anos. A facilidade de modificação dos documentos em formato electrónico conduz a um grande número de versões e actualizações. Para poder aproveitar as funcionalidades dos programas que permitem manter registos históricos das diferentes versões de um documento, é preciso usar formatos de documentação do tipo texto em vez de formatos gráficos.

Outra questão a discutir: licença do conteúdo (dica: ver páginas sobre a importância das licenças de documentação livre).

Por fazer: tabela de formatos usados para documentação, indicando se são livres o não livres, de texto ou gráficos.